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扎克伯格公布2017新年计划, “时间管理”帮你像他一样实现目标!

每年脸书CEO小扎都会公布自己的新年计划,美国时间1月3日,他在脸书上公布了自己2017年的新年计划(New Year‘s Resolution):在2017年走遍美国的每一个州!

 

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还有一些美媒拿他的新年计划打趣,说他是为了迈向政坛做准备。

 

 

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小扎的新年计划一直很受媒体和网友的关注,而咱们更应该关注的是如何能像他一样完成目标!

 

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相信大家都会在新年伊始的时候憧憬未来,制定一些新年计划。每一年,我们的计划多少会有所不同,但时间走过的速度却永恒不变,年初的计划到了年末还没有完成也是很常见的。那怎么才能在有限的时间里高效完成计划、达到目标呢?2017,先别急着开始行动,咱们先一起解决[时间管理]这个首要问题!

 

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我们都明白,更好地安排和利用时间,对按时完成计划有很大的帮助。但面对网上满屏的“时间管理”相关理论和方法时,却有点不知所措。

 

“时间四象限法”、“时间abc分类法”、“帕累托原则”,不胜枚举…其实总结一下不难发现它们都在说这两件事:日程安排和时间记录。

 

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日程安排

 

日程安排是为了规划、提醒我们都有哪些待办事项。日程安排的具体实施就是以日计划、周计划、月计划、季度计划、年度计划的形式,将自己要做的事情一一罗列出来,并记录在笔记本上或者手机APP中,以备查看,作为事项是否已完成的凭据。

 

  1. 判断事情的轻重缓急

    在罗列待办事项的时候我们可以通过使用“时间四象限法”将事情分出轻重缓急,然后再记录、进行安排。

     

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    “时间四象限法”可将待办事项分为“重要紧急”、“重要不紧急”、“紧急不重要”、“不重要不紧急”四类,这四类事项的轻重缓急顺序如下 :

     

    1. 重要紧急

      需要马上执行,事例:紧急会议、时间很紧迫的任务、客户有约。

    2. 重要不紧急

      写入计划一一执行,事例:日常工作、约会、陪伴家人。

    3. 紧急不重要

      可以延后解决或交给他人解决,事例:不速之客到访、上司临时安排的小任务、买家里所缺的牛奶。

    4. 不重要不紧急

      避免这类事项,事例:看电视玩游戏、杂事、不必要的应酬。

    * 重点:很多时候第一象限的“重要紧急”的事项,都是因为第二象限“重要不紧急”的事项没有规划好,或没有按时完成而导致的。我们需要在第二象限投入更多的时间,做到忙碌而不盲目,从而避免事项变得“重要紧急”落入给我们增加压力、制造危机的第一象限。

  2.  

  3. 最新的时间管理概念-GTD

    GTD(Getting Things Done)这一理念来自David Allen的同名畅销书《Getting Things Done》,中文译作《尽管去做:无压工作的艺术》。

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    此概念可以帮助我们更好地进行日程安排。实际操作中,GTD时间管理法分为5个步骤:

     

    1. 收集

      清空大脑,把所有你能想到的待办事项全部罗列出来,写在笔记本上或者记在手机APP里。

    2. 整理

      对所有待办事项进行整理分类。首先将它们按照是否可以马上付诸行动进行区分。

      • 可马上付诸行动:

        对于可马上付诸行动的事项,再划分成可以几分钟内马上解决的,和需要较长时间分多步骤解决的。

      • 不能马上付诸行动:

        对于不能马上付诸行动的事项可以进一步分为“参考资料”(比如,一些感想),“日后可能需要处理”(比如,过一段时间才能确定的事情),以及“垃圾分类”(比如,一些可有可无的事情)。

     

  4. 组织

    分为下一步行动组织和“参考资料”组织两种。

     

    1. 对“参考资料”进行组织

      先说简单的,对“参考资料”进行组织如同给word文档分类,是为了便于以后查看自己某一方面的想法。

    2. 对下一步行动组织

      而下一步行动组织,针对可马上付诸行动但需要多步骤解决的事项。我们需要把待办事项分类,按轻重缓急放入对应清单:下一步行动清单、等待清单和未来清单。

      • 下一步行动清单:

        把排在前面的待办事项的步骤细化,并列出。再按完成这个事项的地点进行细分,这样当我们身处某个地点的时候,就能马上找到可以在这里完成的任务。

      • 等待清单:

        记录需要委派他人去做的待办事项

      • 未来清单:

        可以延迟处理并且没有具体完成日期的未来计划、点子等。

      * 组织的时候还可以参照之前所说的“时间四象限法”将事项按轻重缓急排列,或设计一个专用符号标在每个事项前。

  5.  

  6. 回顾

    一般每周一次,对所有清单中的事项进行回顾与检查,这时可以把未完成的事项、或者其它清单里应该开始的事项更新到新一周的下一步清单中。如果某个事项总是被更新到新一周的下一步清单中,我们就要想一下它是否真的需要执行,是否可以归到其它清单中。

  7.  

  8. 执行

    一切计划已经安排妥当,最后一步就是开始执行计划啦!

 

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中场休息 好物推荐

 

  1. 手写迷

    迷恋手写记录日程安排的朋友们看这里,无酸纸内页笔记本推荐给你们!

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    (Source: Internet. Image by Unknown)

     

    • 无酸纸内页的笔记本有什么好处?

      无酸纸,是将制造纸张的物料中的酸性成分去除后制成的纸张,一般呈中性或弱碱性,纸张更坚实。这样的纸一般用来印制书刊和特殊文献,或者保存档案。这也就意味着我们使用无酸纸内页的笔记本和日志本记录下的文字、图画和美好回忆可以保存得更久。

    • 有什么无酸纸笔记本品牌?

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  2.  

  3. APP咖

    喜欢用手机记录的朋友嘛,这里有精选APP推荐。小编在知乎发现了一名下载了20多个关于日程管理、时间管理等APP并一一测评的网友。后来小编也亲自试了这位网友评出的前2名,它们的功能差别不大,都很强大,推荐各位APP咖下载使用!(以下图片截自产品官网)

    App推荐:扎克伯格公布2017新年计划, “时间管理”帮你像他一样实现目标!

 

 

时间记录

 

时间记录大致有两种作用,一是通过追踪我们做事所花的时间,发现被浪费的时间,从新合理分配,优化对时间的利用,二是帮我们提高做事效率。而它们的最终目的都是为了增加生产性工作的时间,使时间价值最大化。说白了就是我们能活得更充实更有意义一些!

 

  1. 时间abc分类法:

    这个分类法也提到将待办事项按轻重缓急分为:a.紧急、重要/b.次要/c.一般这三类,不过我们要学习的是后面关于时间记录的部分。

    1. 粗略预估完成每个待办事项所需的时间、和该时间所占用的百分比,并记录下预估时间。
    2. 一天结束,将完成每个待办事项的预估时间和实际时间进行对比,分析时间运用效率。
    3. 进行下一次日程安排时,根据2中分析,我们就可以重新调整自己分配给每个事项的时间,从而更有效地工作。
  2.  

  3. 高效率的敌人--打扰

    在具体做某一样事情的时候又有什么提高效率的方法呢?最需要解决的就是减少干扰。

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    美国学术调研报告指出:

     

    打扰会对人们的做事效率造成负面影响,不论被打扰的内容是否与正在做的事情相关。当一个人经历累计达20分钟的被打扰工作状态后,会感到紧张感、挫败感、工作负荷、压力的增强。

     

    每一次的被打扰都会打断我们现有的思路,占用一些对于头上工作而言没有意义的间,而重新恢复手中的工作还需要时间。所以,我们每天应该刻意地给自己安排、制造一些“不被打扰”时间。在公司或学校里,我们可能无法制造完全“不被打扰”的时间。但有一些打扰是我们自己可以控制的,比如:一些找我们闲聊的微信、突然想刷刷朋友圈看看微博和Ins。如果我们在工作学习或者做任何事的时候,能保证30分钟至1小时的“不被打扰”时间,那么这段时间的效率会非常高。

  4.  

  5. 番茄时间

    大家可能听说过“番茄时间”,它就是一个可以帮我们集中注意力、高效做事的时间管理记录的方法,由Francesco Cirillo在上世纪80年代提出。每个番茄时间为30分钟,其中25分钟为工作时间,5分钟为休息时间。

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    (Source: Internet. Image by Unknown)

     

    具体执行

    选择一个待办事项,设定一个25分钟后的闹钟,在闹铃响之前不能做任何与此待办事项无关的事情。闹铃响后,在纸上画“X”记录,并休息5分钟。如此循环直到完成该待办事项。每4个番茄时间可以多休息一会。

    现在已经有很多根据番茄时间研发的手机APP,每完成一个番茄时间,用户可能会得到一个虚拟奖赏。有的还可以与家人朋友互相关注,一起进步。使用类似的番茄时间APP,可以在帮我们计算时间、提升集中力和注意力、减少中断的同时,提升工作完成后的成就感。

 

 

时间记录 APP推荐

 

同样的,小编在知乎上找到了网友们的分享,总结下来,以下任意一款都可以满足大家记录番茄时间的功能需求。

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大侠 请受小编一拜

 

感谢你耐心读完了这篇对2017整个一年都有意义的长文!相信对如何安排待办事项、分配时间、怎么做事最高效的方法你都已经了解了,别忘了分享给自己的家人和好友啊!

最后,希望在今年年末的时候,大家能把手中现有的新年计划,通通完成!让我们一起在361天后,变成比现在更好的自己。回见~

 

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